Hoe maak je een AI-workflow: van idee → proces → automatisering
Een AI-workflow werkt pas echt als je eerst helder maakt wat het doel is, daarna het proces strak uitschrijft en pas dan automatiseert
In deze gids leer je hoe je van een los idee een herhaalbare workflow maakt die tijd bespaart, fouten vermindert en makkelijk te verbeteren is
Handig om ernaast te lezen:
Wat is een AI-workflow
Een AI-workflow is een vaste reeks stappen waarbij AI een taak uitvoert die anders tijd kost
Denk aan samenvatten, classificeren, antwoorden voorstellen, teksten structureren of gegevens omzetten naar een checklist
Het verschil met “even AI vragen” is dat een workflow herhaalbaar is
Je kunt hem elke week opnieuw draaien, delen met anderen en meten of hij echt werkt
Stap 1: Kies één duidelijk doel en KPI
De snelste manier om te falen is “AI inzetten” als doel
Kies één uitkomst die je wil verbeteren en maak die meetbaar
- 20% minder tijd aan e-mails per dag
- Supporttickets sneller triëren zodat belangrijke cases eerst komen
- Elke week een contentplan in 30 minuten in plaats van 2 uur
- Offertes sneller maken met consistentere structuur
Tip voor denkwijze: als je het niet kunt meten, kun je het ook niet verbeteren
Stap 2: Zet het proces op papier
AI automatiseert geen chaos, AI automatiseert een proces
Daarom schrijf je eerst het proces uit alsof AI niet bestaat
Gebruik dit simpele procesmodel
- Input wat komt er binnen
- Regels wat zijn de beslissingen of criteria
- Output wat moet er uitkomen
- Owner wie controleert of beslist
- Frequentie wanneer draait dit proces
Als je proces hier niet in past, is het vaak nog te vaag
Stap 3: Kies de AI-rol in je workflow
AI is het sterkst in taken waarbij “taal” of “patronen” centraal staan
Kies één rol per stap en maak die rol klein
- Samenvatter maakt lange input kort en bruikbaar
- Extractor haalt velden uit tekst zoals namen, deadlines, bedragen, acties
- Classifier labelt berichten zoals urgent, sales, klacht, factuur
- Schrijfassistent maakt concepten die jij alleen finetunet
- Checker controleert op ontbrekende onderdelen of inconsistenties
Voor betere instructies helpt dit artikel:
Wat is een prompt en hoe stuur je AI aan
Stap 4: Bepaal je grenzen: privacy, data en betrouwbaarheid
Elke workflow heeft regels nodig over wat je wel en niet invoert
Zeker bij persoonsgegevens, klantdata, contracten of interne strategie
- Deel geen wachtwoorden, ID-nummers, volledige klantdossiers of medische info
- Anonimiseer waar mogelijk: vervang namen door rollen zoals “Klant A”
- Gebruik een vaste controle-stap bij facts en claims
- Bewaar logs van wat de AI outputte als het proces belangrijk is
Verdieping:
AI en privacy wat je nooit moet delen met chatbots
Hoe betrouwbaar is AI en hoe voorkom je fouten
AI hallucinations en wat je eraan doet
Stap 5: Maak je prompts “workflow-proof”
Een workflow-prompt is niet creatief, maar precies
Je wil elke keer dezelfde outputstructuur, zodat je er automatisch mee verder kunt
De gouden regel
Vraag niet: “Kun je dit verbeteren”
Vraag: “Geef output in dit format met deze regels”
Voorbeeldprompt: van ruwe input naar takenlijst
ROL: Jij bent mijn proces-assistent
DOEL: Zet de tekst om naar een takenlijst
REGELS:
- Gebruik alleen info die in de tekst staat
- Geen aannames
- Output in dit format
OUTPUTFORMAT:
1) Taak:
Deadline:
Owner:
Context (1 zin):
TEKST:
[plak hier je notities of e-mail]Voorbeeldprompt: classificeren van berichten
ROL: Jij classificeert inkomende berichten
KIES ÉÉN LABEL: Sales | Support | Factuur | Samenwerking | Overig
GEEF OOK:
- Urgentie: Laag | Normaal | Hoog
- Samenvatting: max 2 zinnen
- Volgende stap: 1 actie
BERICHT:
[plak bericht]Meer promptvoorbeelden vind je hier:
Prompt engineering 25 prompts die altijd werken
Stap 6: Voeg een menselijke controlelaag toe
De beste AI-workflows hebben een “human-in-the-loop” moment
Niet omdat AI slecht is, maar omdat fouten in een proces duur kunnen zijn
- Laag risico AI output direct gebruiken (bijvoorbeeld structuur of ideeën)
- Midden risico snel checken voor verzending (bijvoorbeeld e-mails, offertes, publicatie)
- Hoog risico dubbel checken en bronverificatie (bijvoorbeeld juridisch, medisch, financieel advies)
Stap 7: Automatiseer pas als het proces stabiel is
Automatiseren is stap 7, niet stap 1
Als je workflow 5 keer handmatig goed werkt, is hij klaar om te automatiseren
Wat automatisering in de praktijk betekent
- Trigger er gebeurt iets, zoals een nieuwe e-mail, formulier of document
- AI-stap samenvatten, labelen, concept maken
- Routering doorsturen naar de juiste plek of persoon
- Opslag loggen in een document, sheet of ticketsysteem
- Review optioneel akkoordmoment voordat iets weggaat
Voor no-code flows en voorbeelden:
AI voor no-code automatisering
3 praktische AI-workflows die bijna iedereen kan gebruiken
Workflow 1: Weekplanning in 15 minuten
Input: takenlijst, afspraken, prioriteiten
AI-rol: planner en samenvatter
Output: weekplan met blokken en focusdoelen
Handig artikel erbij:
AI voor planning weekplanning doelen en routines
Workflow 2: Inbox naar actie
Input: e-mails of berichten
AI-rol: classifier + conceptantwoord
Output: label, urgentie, voorgestelde reply, actie
Verdieping:
AI als persoonlijke assistent
Workflow 3: Administratie zonder gedoe
Input: facturen, bonnen, bankregels, losse notities
AI-rol: extractor + checklistmaker
Output: overzicht met ontbrekende info en acties
Praktisch vervolg:
AI voor administratie processen checklists en standaardmails
Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)
- Fout: te groot beginnen Voorkom: start met één taak van 10 minuten per dag
- Fout: geen vaste outputstructuur Voorkom: werk met templates en vaste formats
- Fout: AI laten gokken Voorkom: “geen aannames” en “alleen op basis van input” toevoegen
- Fout: automatiseren zonder testfase Voorkom: eerst 5 keer handmatig draaien
- Fout: privacy vergeten Voorkom: anonimiseren en duidelijke grenzen
Veelgestelde vragen
Moet je kunnen programmeren om een AI-workflow te maken
Nee
Veel workflows starten met vaste prompts en een simpele checklist
Automatisering kan later met no-code tools en koppelingen
Hoe weet je of een workflow echt tijd bespaart
Meet één KPI zoals “minuten per taak” of “tickets per dag”
Test 1 week en vergelijk met je oude aanpak
Wat is de beste eerste workflow voor beginners
Meestal is dat “inbox naar actie” of “weekplanning”
Het zijn kleine processen met duidelijke input en directe winst
Conclusie
Een goede AI-workflow bouw je in drie stappen: idee naar doel, doel naar proces, proces naar automatisering
Wie dat in die volgorde doet, krijgt workflows die betrouwbaar blijven, makkelijk te verbeteren zijn en echt tijd opleveren
Disclaimer: dit artikel is bedoeld als algemene informatie. Bij gevoelige data of belangrijke beslissingen is extra controle en passend beleid verstandig