1) De basisregel: wanneer is een kost aftrekbaar?

In normale taal: een zakelijke kost is aftrekbaar als je het maakt om omzet te halen, je bedrijf draaiende te houden of je dienstverlening/product te verbeteren
Het gaat dus om kosten met een duidelijke link naar je onderneming

3 vragen die je altijd moet kunnen beantwoorden:

1. Waarvoor was deze aankoop? (welke zakelijke activiteit)
2. Waarom was dit nodig of logisch? (zakelijk nut)
3. Waar is het bewijs? (bon/factuur + betaling + context)

2) Kosten vs investeringen: wat is het verschil?

Niet alles wat je uitgeeft “trek je meteen af”
Grofweg zijn er twee soorten:

• Gewone kosten: terugkerende of kleinere uitgaven (hosting, abonnementen, kantoorartikelen, reiskosten)
• Investeringen: grotere aankopen die je langer gebruikt (bijvoorbeeld apparatuur, laptop, camera, machines)

Het verschil is belangrijk omdat investeringen vaak een andere fiscale behandeling kunnen hebben dan “normale kosten”
Hoe dat precies uitpakt hangt af van de aankoop, het gebruik en je totale situatie
In de praktijk is het vooral belangrijk dat je investeringen apart labelt in je administratie

3) Checklist: zo bewijs je je zakelijke kosten (2026)

1. Vraag altijd om een factuur bij grotere bedragen of zakelijke diensten
2. Bewaar de bon én het betaalbewijs (bankafschrift, transactieoverzicht)
3. Noteer de zakelijke reden bij twijfel (1 regel is genoeg)
4. Voorkom cash zonder bon (lastig te bewijzen)
5. Splits privé en zakelijk waar mogelijk (zakelijke rekening, zakelijke abonnementen)
6. Maak vaste categorieën in je administratie (software, marketing, vervoer, kantoor, inkoop)
7. Controleer gemengde kosten (telefoon, auto, thuiswerk, etentjes)
8. Bewaar je administratie netjes en zorg dat je terug kunt vinden wat, waarom en wanneer

4) Welke kosten zijn vaak aftrekbaar als zzp’er?

Hieronder staan de meest voorkomende kostensoorten
De kern blijft: het moet zakelijk zijn en je moet het kunnen onderbouwen

Software en abonnementen

• boekhoudsoftware, facturatie, CRM
• design- en videoprogramma’s, cloudopslag
• tools voor websitebeheer, beveiliging, analytics

Website en online bedrijfskosten

• domein, hosting, e-mail, thema’s/plugins
• onderhoud, development, technische ondersteuning
• stockfoto’s, templates, contenttools

Marketing en verkoop

• advertentiekosten (platforms, bureaus)
• drukwerk, visitekaartjes, promotiemateriaal
• tools voor e-mailmarketing en landingspagina’s

Werkplek en kantoor

• kantoorartikelen, printerinkt, klein materiaal
• zakelijke werkruimte (let op: vaak extra regels)
• meubilair en ergonomie (stoelen, bureau) als zakelijke noodzaak

Inkoop en productkosten

• inkoop van goederen voor verkoop
• verpakkingsmateriaal en verzendkosten
• tools of onderdelen die direct in je product/dienst gaan

Opleiding en ontwikkeling

• cursussen en trainingen die aansluiten op je werk
• vakliteratuur, tools en examens
• congressen en seminars (met zakelijke relevantie)

Reiskosten worden vaak apart bekeken
Zie ook:
Reiskosten: wat mag je aftrekken als werknemer of ondernemer? (2026)

5) Gemengde kosten en privégebruik

Gemengde kosten zijn uitgaven die zowel privé als zakelijk gebruikt kunnen worden
Juist hier gaat het vaak mis, omdat “alles zakelijk zetten” te optimistisch is
Denk aan telefoon, internet, auto, laptop, abonnementen en etentjes

Telefoon en internet

Gebruik je dezelfde bundel privé en zakelijk, dan is vaak een zakelijk deel verdedigbaar
Het helpt als je kunt uitleggen waarom je dit nodig hebt voor klanten, afspraken of werk
Een aparte zakelijke sim of abonnement maakt dit meestal makkelijker

Laptop, camera, apparatuur

Apparatuur die je vooral zakelijk gebruikt is vaak goed te verdedigen
Gebruik je het ook privé, dan is het belangrijk dat je eerlijk omgaat met dat privédeel in je administratie

Eten, drinken en representatie

Uitgaven voor representatie (bijvoorbeeld zakelijke lunches) zijn gevoelig
Vaak gelden er beperkingen of voorwaarden
Leg daarom altijd vast: met wie, waarom zakelijk, en wat het doel was

6) Kosten aftrekken en btw: wat is de link?

Veel zzp’ers halen “kosten aftrekken” en “btw terugvragen” door elkaar
Dit zijn twee verschillende dingen:

• Kosten aftrekken gaat over je winst (inkomstenbelasting)
• Btw terugvragen gaat over de btw op je zakelijke uitgaven (btw-aangifte)

Of je btw kunt terugvragen hangt af van je situatie en je btw-regime
Als je bijvoorbeeld de KOR gebruikt, kan dat invloed hebben op het terugvragen van btw
Lees hier de uitleg:
Kleineondernemersregeling (KOR) uitgelegd: wel of niet doen? (2026)

7) Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

• Geen bewijs bewaren → bewaar bon + betaalbewijs + korte uitleg
• Privé-uitgaven als zakelijk boeken → splits of corrigeer gemengd gebruik
• Alles “marketing” noemen → maak echte categorieën, dat voorkomt rommel
• Geen buffer voor belasting → zet bij elke betaling een percentage apart
• Te laat ordenen → plan elke maand 20 minuten “admin cleanup”

Veelgestelde vragen

Welke zakelijke kosten zijn bijna altijd veilig?

Kosten met een duidelijke zakelijke functie én duidelijke bewijsstukken
Denk aan hosting, domein, boekhoudsoftware, zakelijke tools en noodzakelijke materialen voor je werk

Mag ik kosten aftrekken als ik nog weinig omzet heb?

In veel gevallen kunnen zakelijke kosten ook voorkomen in een opstartfase, zolang het echt om zakelijke activiteiten gaat
Zorg dan extra goed voor bewijs en onderbouwing

Wat is het verschil tussen “aftrekken” en “terugkrijgen”?

Aftrekken betekent dat je winst lager wordt, waardoor je meestal minder belasting betaalt
Terugkrijgen klinkt alsof je het bedrag één-op-één terug ontvangt, dat is meestal niet hoe het werkt

Welke kosten leveren het vaakst problemen op?

Gemengde kosten zoals telefoon, auto, thuiswerk en representatie
Juist daar moet je extra netjes zijn met onderbouwing en privécorrecties

Conclusie

Zakelijke kosten aftrekken als zzp’er in 2026 is vooral een kwestie van structuur
Als je zakelijk nut kunt uitleggen, je bewijs bewaart en je gemengde kosten netjes behandelt, heb je de basis op orde
Gebruik de checklist uit dit artikel als vaste routine en je voorkomt de meeste fouten die later gedoe geven

Disclaimer: dit artikel is algemene informatie en geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Regels en uitwerkingen kunnen verschillen per situatie.