Waarom een AI-beleid nodig is

AI-tools maken werk sneller, maar ze veranderen ook hoe informatie wordt verwerkt en gedeeld
Zonder beleid gaan mensen improviseren: even “snel” klantdata plakken in een chatbot, even “snel” een feit laten controleren,
even “snel” een vacaturetekst laten schrijven zonder check op bias

Een goed AI-beleid voorkomt vooral deze problemen:

• Privacy-lekken door gevoelige informatie in prompts
• Foutieve beslissingen door hallucinations en ongecheckte output
• Bias in selectie, beoordeling of klantcommunicatie
• Reputatierisico door onjuiste of ongepaste content
• Chaos doordat iedereen AI anders gebruikt en outputs onvergelijkbaar zijn

De basis van een beleid dat werknemers wél volgen

Als je beleid te lang is, wordt het genegeerd
Als het te vaag is, doet iedereen alsnog wat hij wil
Daarom werkt een AI-beleid in de praktijk het best met drie lagen:

1. Korte kernregels (max 10 bullets)
2. Do’s en don’ts met voorbeelden
3. Standaardworkflow voor controle en escalatie

1) Kernregels (copy-paste versie)

Wil je de privacyregels scherper? Lees: AI en privacy wat je nooit moet delen met chatbots

2) Do’s en don’ts per situatie

Klantenservice en e-mails

• Do laat AI samenvatten en een conceptantwoord maken met neutrale toon
• Do verwijder namen, ordernummers en adressen of vervang ze door placeholders
• Don’t kopieer volledige klantdossiers of interne notities in een chatbot
• Don’t verstuur AI-tekst zonder check op feiten en afspraken

Marketing en publicaties

• Do gebruik AI voor structuur, invalshoeken en eerste drafts
• Do check feiten, claims en cijfers voordat het live gaat
• Don’t publiceer medische, juridische of financiële claims zonder broncheck
• Don’t gebruik copyrighted materiaal als input zonder toestemming of licentie

HR en selectie

• Do gebruik AI voor het herschrijven van vacatureteksten en objectieve criteria-lijsten
• Do check output op bias en stereotype taal
• Don’t laat AI “beslissen” wie wordt aangenomen of afgewezen
• Don’t voer CV’s met persoonsgegevens in zonder duidelijke grondslag en beveiliging

Verdieping:
AI bias herkennen
AI in HR selectie bias en transparantie

3) Controlebeleid: wanneer moet output altijd gecheckt worden

De simpelste regel die werkt:
alles wat extern gaat of impact heeft op mensen moet gecontroleerd worden

Hoe je controle praktisch doet:
betrouwbaarheid en fact-checking gids

Toolbeleid: welke AI-tools zijn toegestaan

In een werkend AI-beleid staat niet “gebruik AI verantwoord”, maar “gebruik deze tools wel en deze niet”
Dat voorkomt dat medewerkers elke week een nieuwe random tool gebruiken

Wil je een overzicht van gratis tools per categorie:
Beste gratis AI-tools 2026

Standaardprompts: maak output consistent

Consistentie is het verschil tussen “AI als hobby” en “AI als proces”
Maak 5 tot 10 standaardprompts die iedereen gebruikt, inclusief outputformat

Standaardprompt: samenvatten + actie

ROL: Jij bent een assistent die werk sneller maakt
DOEL: Zet de input om in een duidelijke samenvatting en actiepunten
REGELS:
- Geen aannames
- Schrijf in simpele taal
- Max 5 bullets
OUTPUT:
1) Samenvatting (max 5 bullets)
2) Actiepunten (max 5 bullets)
3) Risico’s of open vragen (max 3 bullets)

INPUT:
[plak tekst]

Standaardprompt: conceptmail (klantvriendelijk)

ROL: Jij schrijft een conceptmail
TOON: vriendelijk, duidelijk, kort
REGELS:
- Geen juridische claims
- Geen beloftes die je niet zeker weet
- Gebruik korte alinea’s
OUTPUT:
- Onderwerp
- Mailtekst
- 1 vervolgvraag als info ontbreekt

CONTEXT:
[plak situatie + gewenste uitkomst]

Meer prompt-voorbeelden:
Prompt engineering

Incidenten: wat te doen als het misgaat

Een beleid werkt pas echt als mensen weten wat ze moeten doen bij fouten
Maak het zo simpel mogelijk

Extra achtergrond:
Is AI veilig risico’s en bescherming

Veelgemaakte fouten bij AI-beleid

• Te lang beleid niemand leest het, houd het op één pagina + bijlage
• Te vaag maak do’s en don’ts met voorbeelden
• Geen toolkeuze dan komt shadow AI vanzelf
• Geen controles dan gaat output “ongezien” naar buiten
• Geen standaardprompts dan krijg je wisselende kwaliteit en tone of voice

Veelgestelde vragen

Hoe streng moet een AI-beleid zijn

Streng op data en veiligheid, flexibel op productiviteit
Met andere woorden: privacy en klantdata zijn “hard no”, maar structuur, samenvattingen en drafts kunnen meestal prima met goede controle

Moet je melden dat je AI gebruikt

Dat hangt af van context en regels, maar intern is het vooral belangrijk dat er transparantie is over wat AI wel en niet heeft gedaan
Zeker bij beslissingen met impact op mensen en bij externe communicatie helpt het om de menselijke controle expliciet te maken

Wat is de snelste manier om dit beleid te laten werken

Maak het tastbaar: 10 kernregels, 5 standaardprompts, 1 controlechecklist en 1 incident-protocol
En koppel het aan dagelijkse processen, niet aan “trainingen” die niemand bijhoudt

Conclusie

Een AI-beleid dat werkt is simpel, praktisch en gericht op gedrag
Door duidelijke toolkeuze, harde privacyregels en verplichte controle bij externe output kan een team AI veilig inzetten zonder kwaliteitsverlies
Combineer dit met standaardprompts en een korte incidentprocedure, en je voorkomt de meeste problemen voordat ze ontstaan

Disclaimer: dit artikel is algemene informatie. Voor specifieke compliance-eisen of AVG-vraagstukken kan aanvullend advies nodig zijn.